SPESE DI TRASFERTA: TRACCIABILITÀ OBBLIGATORIA SOLO PER L’ITALIA DAL 2025

Il Decreto Legge n. 84/2025 introduce importanti novità in tema di tracciabilità delle spese sostenute dai dipendenti in occasione di trasferte, intervenendo in particolare sul regime fiscale di deducibilità.

A partire dal periodo d’imposta 2025, sarà richiesto l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili esclusivamente per le spese di trasferta sostenute all’interno del territorio italiano. Restano quindi escluse da tale obbligo le spese effettuate all’estero, che potranno essere documentate anche se pagate in contanti, semplificando così la gestione per le aziende che operano a livello internazionale.

La modifica riguarda spese come vitto, alloggio, trasporto pubblico non di linea (taxi e NCC) e viaggi, a condizione che siano connesse a trasferte o missioni lavorative. Per garantire uniformità interpretativa, è stato anche aggiornato l’art. 109 del TUIR, dove si chiarisce che il requisito della tracciabilità vale per tutte le spese sostenute sul territorio nazionale, sia direttamente dall’impresa, sia tramite rimborsi analitici ai dipendenti o agli amministratori.

Un ulteriore intervento ha previsto il trasferimento della disciplina relativa alle prestazioni di servizi rese da lavoratori autonomi: non sarà più contenuta nell’art. 95 TUIR, ma nel nuovo comma 5-ter dell’art. 109, per coerenza sistematica.

Le novità entrano in vigore dal 18 giugno 2025, ma l’obbligo di tracciabilità avrà effetto solo a partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024. Per i soggetti con esercizio “a cavallo” dell’anno solare, ad esempio dal 1° luglio 2024 al 30 giugno 2025, l’obbligo scatterà solo dal 1° luglio 2025.

Infine, anche con pagamenti tracciabili, la deducibilità fiscale resta subordinata alla presenza di idonea documentazione: i giustificativi di spesa sono essenziali per dimostrare l’inerenza e la congruità del costo. In particolare, per i taxi, è necessaria una ricevuta che indichi data, tragitto, prestatore e importo, oltre alla transazione elettronica.